Affärssystem eller verksamhetssystem – vad är skillnaden?
- Skribent:
- Christos Potamitis
- Publicerad:
- 2 min läsning
Kort svar
Ett affärssystem (ERP) är oftast ett färdigt program för ekonomi, fakturering, lager och inköp, till exempel Fortnox, Visma eller Business Central. Ett verksamhetssystem är systemet för själva det dagliga arbetet, som bokningar, arbetsordrar eller projekt, och kan byggas för just ert arbetssätt. Många företag behöver båda, kopplade till varandra.
Vad är ett affärssystem?
Ett affärssystem samlar företagets ekonomi och de flöden som hänger ihop med den:
- Bokföring och moms
- Fakturering och kundreskontra
- Lager och inköp
- Rapporter om ekonomin
Exempel på affärssystem som är vanliga i Sverige är Fortnox, Visma, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Monitor och Pyramid.
Vad är ett verksamhetssystem?
Ett verksamhetssystem är det system där själva arbetet görs. Vad det innehåller beror på branschen:
- Ett byggföretag: ÄTA, tidrapporter och personalliggare.
- Ett serviceföretag: arbetsordrar och planering av jobb.
- Ett lager: plock, inventering och order.
- En fastighetsförvaltning: felanmälan och avtal.
Skillnaden i korthet
- Affärssystemet utgår från ekonomin och är oftast samma program för många olika företag.
- Verksamhetssystemet utgår från det dagliga arbetet och är ofta anpassat efter branschen eller byggt för företaget.
Behöver vi båda?
Ofta ja. Affärssystemet sköter ekonomin bäst, och de flesta vill behålla det. Verksamhetssystemet sköter arbetet. Kopplas de ihop blir till exempel en färdig arbetsorder fakturaunderlag i affärssystemet automatiskt.
Små företag klarar sig ibland med bara ett affärssystem, så länge det dagliga arbetet passar i det. När arbetet börjar hamna i kalkylark vid sidan om är det ett tecken på att ett verksamhetssystem behövs.
Så väljer ni
- Börja i arbetet, inte i programmet: vad krånglar i vardagen?
- Behåll affärssystemet om ekonomin fungerar.
- Välj ett verksamhetssystem som följer era begrepp och steg.
- Se till att systemen kan prata med varandra.
Naexit bygger verksamhetssystem efter hur ni jobbar, kopplade till Fortnox, Visma eller det affärssystem ni redan har. Läs mer om verksamhetssystem.
Vanliga frågor
- Ja, Fortnox brukar räknas som ett affärssystem för mindre företag, med bokföring och fakturering och tillägg för bland annat lager och order.
- Enterprise Resource Planning, den engelska termen för affärssystem.
- Sällan, och det behövs oftast inte. Bokföring och moms sköts bäst i ett affärssystem. Verksamhetssystemet kopplas dit i stället.
- Det beror på hur mycket det ska göra och vad det ska kopplas till. Ett system för ett enda flöde är betydligt mindre än ett som täcker hela verksamheten.
Har ni ett projekt på gång?
Berätta kort vad ni vill göra, så hör vi av oss och tar det därifrån.